Como conduzir uma reunião

De acordo com Dale Carnegie em seu livro “Reuniões rápidas e com melhores resultados”, temos que fazer quatro perguntas toda vez que tivermos um problema a resolver:
1 – Qual é o problema?
2 – Quais são as causas do problema?
3 – Quais são as possíveis soluções?
4 – Qual é a melhor solução possível?

Segundo o mesmo autor, devemos ter claro pontos com relação a como dirigir uma reunião com eficácia:

1 – Comece a reunião com uma breve explicação do problema. Veja em seguida, se os participantes compreenderam o problema.
2 – Pergunte sobre as causas do problema.
3 – Faça resumos com freqüência.
4 – Peça as soluções possíveis do problema, com as evidência que comprovem cada solução.
5 – Após o problema ter sido suficientemente discutido, faça o resumo final e proceda então, a sua votação.
6 – Se for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada.
7 – Expresse suas idéias pessoais só depois que os outros tenham expressado as deles.
8 – Seja flexível, preste pouca atenção às regras parlamentares.
9 – Mantenha a reunião ativa sem se desviar do tema.
10 – Todos devem participar da reunião, porém não pergunte nunca diretamente a cada um a sua opinião.

Para este autor, você também obtém mais resultados de uma reunião se todos os participantes observarem as oito regras:

1 – Não se levante para falar (a não ser numa grande assembléia).
2 – Faça suas palestras curtas e sobre o tema que se discute.
3 – Cuide do seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação.
4 – Admita só uma solução do problema de cada vez.
5 – Apoie cada solução que você sugerir com alguma evidência que o ajude a provar seu ponto de vista.
6 – Ouça atentamente a todos os participantes.
7 – Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
8 – Em vez de fazer afirmações diretas , faça perguntas.

Dados fornecidos pela Psicóloga Ana Cecília de Farias Freitas

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